"Ist es mit SharePoint 2007 möglich 'out of the box' einen einfachen HR-Einstellungsprozess mit einem Workflow abzubilden?", fragte mich vor einigen Monaten ein langjähriger Kunde. Beim Wort "einfach" läuten mir meist erstmal die Ohren. So auch hier. Wie üblich hakte ich beim Kunden seine ganz genauen Bedürfnisse und Anforderungen an den elektronisch geführten Arbeitsprozess nach. Mit dem Einstellungsprozess sollten z.B. Dossiers qualifiziert werden, Benachrichtigungen von Abteilungsleitern und Bewerbern erfolgen und Terminvorschläge ermöglichen. Die Ideen und Wünsche kullerten wie aus der Pistole geschossen aus dem Mund meines Kunden. „Ha, hier liegt also der Hase im Pfeffer“, dachte ich. Der gewünschte HR-Einstellungsprozess klang anfangs tatsächlich einfach, stellte aber effektiv hohe Anforderungen an die Umsetzung. Mir war sofort klar, dass SharePoint 2007 diese erhöhten Anforderungen nicht "out of the box", also standardmässig, abzubilden vermag.

Microsoft selbst verweist bei erhöhten Workflow-Anforderungen auf Visual Studio 2008, Windows Workflow Foundation und das .NET-Framework, was aber individuellen, allenfalls auch grösseren, Entwicklungsaufwand bedeutet. Den wiederum scheuen viele Kunden. Zahlreiche Werkzeuge von Drittanbietern sind für Workflows mit SharePoint weitaus besser geeignet, fallen aber mit zusätzlichen Investitionskosten ins Gewicht. Allerdings zeigt meine Erfahrung, dass sich diese Tools bei vielen Anwendern rasch rechnen und als überaus sinnvoll erweisen.

Seien Sie darum auf der Hut, bei der vermeintlich einfachen Aufgabenstellung Workflows zu implementieren! Oft lohnt es sich, schon bei der Konzeption einen SharePoint-Experten zu Rate zu ziehen. Sonst kann ein scheinbar einfacher Prozess rasch zu einer komplizierten Odysee ausarten.

Für die Realisierung des HR-Einstellungsworkflows hatte ich übrigens meinem Kunden Blackpoint von K2, ein Drittprodukt mit erstaunlich geringen Einstiegskosten, empfohlen.