Man könnte Collaboration mit Zusammenarbeit übersetzen. Aber dies wird dem Begriff, besonders im Kontext von Computer supported cooperative work (CSCW), nicht wirklich gerecht. Zusammenarbeit prägt den Arbeitsalltag in den Büros, trotzdem scheint es immer noch schwierig zu sein dies mit Informationstechnik zu unterstützen. Die Herausforderungen liegen meiner Erfahrung nach nicht in der Technik selbst, auch wenn diese immer wieder gerne kleine Stolpersteine stellt. Vielmehr ist es die Natur von Collaboration selbst und insbesondere auch das fehlende Verständnis, dass es keine generische Lösung geben kann.
Collaboration ist im Kern Wissenstransfer. Wissen selbst stellt Information im Rahmen eines Erfahrungshorizonts dar, während Informationen wiederum Daten innerhalb eines Kontextes sind. Genau dieser Kontext bedingt, dass es keine generische Lösung zur Unterstützung von Collaboration geben kann. Vielmehr bietet Groupware einen Werkzeugkasten an mit Möglichkeiten den benötigten Wissenstransfer für Collaboration zu unterstützen. SharePoint 2007 stellt schon im Lieferumfang ein breites Spektrum an Bordmitteln zur Erstellung von Collaboration-Lösungen zur Verfügung.
Als Beispiel dient ein kleiner Projektarbeitsbereich für ein Kundenprojekt. Dabei stehen weniger die Arbeitsdokumente selbst im Vordergrund, da diese schon in diversen anderen Quellen ausführlich beschrieben sind. Vielmehr geht es um Informationen, die den Projektteilnehmern erlauben ihr Wissen effizient auszutauschen.
Die relevanten Daten innerhalb dieses Kontexts sind:
Wer hat wann was getan und mit welchen Ergebnissen?
Somit fügen wir zu Beginn eine Kontaktliste zu dem Arbeitsbereich hinzu, in welchem alle Projektteilnehmer enthalten sind.
Diese Liste wird innerhalb des Arbeitsbereichs als Nachschlagetabelle genutzt. Natürlich gäbe es auch den PeoplePicker, dieser ist aber zur Einbindung von firmenexternen Kontakten weniger geeignet. Die Nutzung der Projektteilnehmer als Nachschlagespalte erlaubt es zum Beispiel bei den Projektdokumenten einfach und vor allem genau den passenden Autor zu wählen.
Auf der Projektseite selbst können die Autoren dann direkt als Links auf die passenden Einträge in der Kontaktliste hinterlegt werden.
Nach dem „Wer“ folgt nun das „Wann“ und „Was“. Eine einfache Variante ist die Nutzung einer angepassten Liste, welche die Kontakte mit den Kunden, wie zum Beispiel ein Anruf oder das Senden einer E-Mail aufnehmen kann. Hier ist aber auch der Platz für geplante, zukünftige Treffen, besonders wenn nicht alle Projektteilnehmer über eine passende Terminverwaltung verfügen.
Die Liste „Tracking“ nimmt den Zeitpunkt des Kontakts, das Thema, die Art der Kontaktaufnahme, den Auslöser, die Empfänger und das Ergebnis des Kontaktversuchs auf. Zusätzlich erlaubt eine Beschreibung weitere Inhalte. Wie man in diesem Beispiel sieht, hat der Mitarbeiter „Joe Sixpack“ erst versucht Herrn Boole zu erreichen, später dann am Nachmittag erfolgreich Herrn Jacquard. Mit diesem hat er einen neuen Termin vereinbart.
Nun werden die verschiedenen Listen mit passenden Ansichten auf der Einstiegsseite mit Webparts zusammengefasst und es ergibt sich mit geringem Aufwand eine kleine Lösung im Kontext der Projektarbeit.
Wie man sieht, bietet SharePoint 2007 schon mit den einfachsten Bordmitteln standardmässig eine grosse Bandbreite von Möglichkeiten zur Unterstützung von Collaboration. Aber wie bei allen Werkzeugen bestimmt auch hier die Erfahrung und Umsicht des Anwenders das Ergebnis entscheidend, denn auch die besten Werkzeuge können Erfahrung und Umsicht nicht ersetzen.