Ist Sharepoint nun wirklich bereit für ECM auf Enterprise Level war die wichtigste Frage die ich nach Las Vegas mitnahm. Eine berechtigte Frage, nachdem MOSS2007 doch noch erhebliche Schwächen an unterschiedlichsten Fronten aufwies. Und für mich die wichtigste, da die Antwort darauf entscheidend ist ob Sharepoint 2010 den Durchbruch nun auf ganz breiter Front und sehr tief in die unternehmenskritischen Prozesse schaffen wird. Ich geh in der Folge auf Aspekte wie Skalierbarkeit, Organisierbarkeit, Auffindbarkeit/Suchen, Auditfähigkeit und Integration ein, und zwar ausschliesslich für den Bereich Dokumentenmanagement innerhalb des ECM.

Skalierbarkeit

Bezüglich Skalierbarkeit hat Sharepoint massiv zugelegt. Sämtliche unter MOSS2007 bekannten Limitationen (Doclibs, Listen) wurden weitgehend behoben. So können neu auch mehrere 100 Millionen Dokumente (massive distributed Archive à siehe Bild) mittels SharePoint Records Management Funktionalitäten verwaltet werden, ebenso ist die Anbindung an günstigeren externen Storage (für Blob's) jetzt vorgesehen.

Organisierbarkeit: Metadaten, Tags/Folksonomy, Dokumenten-Sets

Auch da scheint mir, hat MS einen guten Job gemacht. Es nun definitiv möglich ein unternehmensweites Meta-Daten-Modell in Sharepoint mehrsprachig zu implementieren und mittels ‚Managed Meta Data Services' über alle Server-Farmen zu verteilen und zu unterhalten. Für neu anfallenden Content hat MS einen ganzen Job gemacht. Für Migrationen von bestehenden Inhalten muss allerdings weiterhin auf Tools von Partnern zugegriffen werden (immerhin gibt es die!). Über die gemanagten Metadaten hinaus gibt es nun auch frei verwendbare Tags (von MS locker Folksonomy genannt, da sie unmanaged sind). Metadaten tauchen nun überall wo sinnvoll auch in der Navigation auf, wo sie entsprechend als Inhaltsfilter wirken – für mich sehr cool!

Ein weiteres cooles Feature ist die Möglichkeit mehrere Dokumente (z.B. Angebot mit diversen Beilagen) als ein Dokumentenset zu deklarieren und u.a. mit gemeinsamen Metadaten zu versorgen.

Auditierbarkeit

Die Nachverfolgung wurde auch massiv verbessert und sollte wohl nun ‚State of the art' erreicht haben. Sie wurde wie folgt gestaltet:

In Listen:

In Document Libraries:

Suchen

Die Suche wurde durch die umfassende Integration von FAST Search (als separates Produkt erhältlich) nochmals massiv verbessert und ist nun klar konkurrenzfähig. Insbesondere für sehr grosse Installationen mit grossen Dokumentenvolumen oder für hohe Darstellungsansprüche lohnt sich ein Blick auf FAST Search. Aber auch die Sharepoint-Suche alleine verfügt jetzt über weitgehende Fähigkeiten die für viele Einsatz-Szenarien wohl völlig ausreichend sind:

Integrationsfähigkeit (Scanning, LOB-Systeme)

Auch da bin ich persönlich sehr zufriedengestellt. BDC wurde durch die Business Connectivity Services abgelöst und die Integration mit SAP und anderen LOB-Systemen liess sich schon bisher beherrschen. Für ECM Szenarien interessant sind die Integrationen mit Scanning/OCR-Software-Anbietern wie KOFAX oder eCOPY, die von den jeweiligen Herstellern aufgezeigt wurden. Fazit da: alles machbar!

Andere ECM-Funktionalitäten von Sharepoint

Sharepoint 2010 ist ein umfassendes ECM- und Records Management System. Neben Dokumenten verwaltet es auch Digital Assets (Bilder, Videos, usw.), Einträge in Listen aller Art, Interaktionen in firmeninternen ‚Sozialen Netzwerken' und vieles mehr. Sämtliche Inhalte können jederzeit auf einfachste Art und Weise als Records definiert und in den Aufbewahrungsprozess auf Basis definierter Policies eingespiesen werden. Und, Sharepoint ist auch ein ausgewachsenes WCM (Web Content Management)- System, was ja auch ein Bestandteil von ECM ist.

Auch Workflow gehört bis zu einem gewissen Masse zu ECM, auch da bietet SharePoint 2010 die nötigen Dokumenten-Workflow-Gestaltungsmöglichkeiten.

Fazit

Die Ausführungen von Microsoft machen mich extrem zuversichtlich, dass wir mit SharePoint 2010 viele unternehmenskritische ECM-Systeme realisieren können. 1eEurope wird in den nächsten Monaten und Jahren viel Geld und Zeit investieren um für unsere Kunden wirkungsvolle und nachhaltige ECM-, Collaboration und Social Networking Lösungen aus einer Hand gestalten zu können. Von diesem Tatbeweis her muss man mir glauben, dass mit Sharepoint 2010 ein sehr ernst zu nehmendes Produkt demnächst auf den Markt kommt. Ich freue mich!